Sur un terrain de football comme au bureau, votre efficacité dépend largement du bon fonctionnement de votre équipe qui doit être à l'unisson. Dans le secteur du shipping, le travail d'équipe revêt une importance cruciale en interne comme en externe, c'est-à-dire avec les transporteurs, les transitaires et les clients. Chaque membre de l'équipe doit être au courant de l'intégralité du plan d'action en toutes circonstances, être ouvert à la communication et connaître ses fonctions à la perfection.
Voici quelques conseils pour augmenter facilement l'efficacité de votre travail d'équipe :
Savoir, c'est pouvoir : laissez votre équipe accéder aux informations
Chaque membre de l'équipe vient offrir une valeur ajoutée unique à la chaîne logistique mais cela ne signifie pas qu’ils doivent restés cantonnés à leurs fonctions. Tous ses membres et partenaires doivent être en mesure de suivre l'évolution de la chaîne logistique afin de déterminer l'impact de leur travail. Cela contribue à maintenir leur niveau de motivation tout en les aidant à établir des priorités. Si vous souhaitez offrir davantage d'autonomie à votre équipe, vous pouvez le faire facilement en lui donnant accès aux rapports d'activités. Les KPI lui permettent également d'avoir une vision globale du succès auquel elle contribue.
En savoir plus sur les KPI dans l'industrie du shipping.
La communication (en temps réel) est primordiale
La communication est la pierre angulaire de tout bon travail d'équipe. La communication doit s'effectuer en temps réel car toute information transmise en retard peut aisément devenir inutile. Si le retard d'un conteneur est annoncé aux membres de l'équipe du transporteur inland après la fermeture de leurs bureaux, ils ne pourront pas y faire grand chose. L'ensemble de la chaîne logistique doit concevoir un système à même d'envoyer et de recevoir des informations en temps réel.
Il en va de même pour l'actualisation de la documentation. Tout le monde ne réussit pas toujours à identifier la version la plus récente des documents de shipping. Voilà pourquoi il est essentiel de disposer d'un espace où l'ensemble des acteurs du processus de shipping puissent se connecter, actualiser le statut des conteneurs et identifier facilement les documents officiels pour garantir la fluidité du travail d'équipe.
En savoir plus sur la communication en temps réel.
Suivez les progrès sans faire de microgestion
Lorsque vous travaillez avec des tiers, il est important de réaliser un suivi afin de vérifier que tout va comme prévu et d'éviter toute mauvaise surprise. L'envoi d'e-mails multiples est néanmoins susceptible de vous coûter la confiance de vos partenaires. L'outil de gestion de projet peut, quant à lui, vous aider à améliorer vos relations avec vos partenaires. Il peut enregistrer automatiquement chacune de leurs tâches à mesure qu'elles sont exécutées et en informer les autres membres de l'équipe. C'est un point particulièrement important pour l'industrie du shipping où les tâches doivent pouvoir se succéder sans encombre. Cet outil permet par ailleurs d'améliorer l'efficacité des procédures et d'éviter d'effectuer la même tâche plusieurs fois.
Favorisez la collaboration interne en enregistrant les informations de manière adaptée
Les êtres humains se montrent parfois moins prévisibles que les machines. Leurs disponibilités peuvent varier par exemple. Ils peuvent également changer de département, partir en vacances ou bien tout simplement quitter leur poste. D'où la nécessité d'enregistrer les données sans compter sur les e-mails. Trouver des informations dans les e-mails peut s'avérer extrêmement difficile puisqu'il faut, pour cela, retrouver le nom de l'expéditeur, voire quelquefois de la personne qui lui a succédé. Les données doivent être classées de manière à être retrouvées et comprises facilement. De cette façon, chacun peut poursuivre le travail de son collaborateur là où il l'a laissé.
Les plateformes collaboratives de shipping vous font gagner du temps car vous ne devez plus classer les informations. BuyCo vous permet de communiquer avec vos transporteurs et transitaires sans devoir envoyer d'e-mails et copier/coller les informations dans un autre système afin de les classer. En effet, la plateforme enregistre et classe vos dossiers pour vous, minimisant ainsi tout risque de perdre des informations à cause d'erreurs humaines et de malentendus. BuyCo peut également s'avérer utile si vous devez analyser des données et créer des rapports.
Le leader doit aussi savoir stimuler son équipe
Il est essentiel que le chef d'équipe s'adapte aux processus pour répondre aux besoins de son équipe, de ses partenaires et de ses clients. Il doit pouvoir favoriser l'autonomie, la collaboration et l'efficacité afin d'améliorer la satisfaction de tous et bâtir des relations à long terme.
Pour en savoir plus sur les avantages que nous pouvons offrir à votre chaîne logistique, lisez notre « Guide complet sur l'optimisation de la gestion du transport par conteneurs ».