Si votre entreprise dépend du travail des transitaires, le stress est inévitable, mais peut être considérablement réduit en instaurant de bonnes relations avec votre agent de shipping. Voici trois conseils éprouvés qui vous aideront à maintenir de bonnes relations avec vos transitaires :
1. Gérer un grand nombre de transitaires peut s’avérer difficile
L’expression « trop de cuisiniers gâtent la sauce » s’applique aussi aux transitaires. Gérer un agent de shipping peut s’avérer stressant, alors imaginez s’il y en a cinq ou six. La meilleure option est de faire appel à un seul et même fournisseur de services. Si vous n’arrivez pas à trouver de transitaire à même de gérer vos conteneurs sur de multiples destinations, vous pouvez bien entendu vous tourner vers plusieurs entreprises. Limitez néanmoins vos partenariats à deux ou trois transitaires. Développez une collaboration étroite avec eux et assurez-vous qu’ils assument leurs responsabilités et traitent tous les problèmes susceptibles de survenir pendant le processus. Cela vous permettra de résoudre les problèmes à temps, en évitant toute escalade, de renforcer la croissance de votre entreprise et de la faire prospérer. De plus, si vous limitez le nombre de fournisseurs de services à un ou deux, vous autorisez votre équipe à nouer des relations professionnelles durables avec eux.
2. Le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs est important
La clé du succès de tout partenariat est de garantir que les attentes soient communiquées et satisfaites. Avant de travailler avec un nouvel agent de shipping, il vous faut lui communiquer vos exigences avec exactitude et lever toute ambiguïté quant à la tâche que vous lui confiez. Il est tout aussi important de s’assurer qu’il comprenne les politiques et les règles de votre société, tout comme toute autre exigence de base au niveau de l’industrie dans son ensemble. Si vous souhaitez que votre nouveau partenaire fournisse un travail irréprochable, il convient de lui donner accès à l’ensemble des documents dont il a besoin, même s’ils proviennent de l’un de vos anciens transitaires.
3. La communication fait toute la différence
Comme mentionné plus haut, la communication revêt une importance primordiale pour vos relations professionnelles. Tout est plus compliqué lorsque vous utilisez de multiples canaux de communication tels que les e-mails, WhatsApp, Dropbox, etc. étant donné que votre équipe court de grands risques de rater un message crucial.
La règle d’or est de mettre en place un canal de communication centralisé et efficace permettant à votre entreprise, comme à vos partenaires, d’échanger des mises à jour en temps réel et d’accéder à tout document nécessaire. Les systèmes de communication centralisés réduisent le nombre d’e-mails échangés et vous garantissent davantage de transparence, éliminant tout malentendu entre les équipes concernées. Ils permettent également au processus de gagner en rapidité et en efficacité en réduisant le temps consacré au suivi. Mais le principal avantage des systèmes de communication centralisés, c’est qu’ils permettent à toute l’équipe d’avoir une vue d’ensemble de l’activité, ainsi que d’agir et d’aligner le processus en conséquence pour atteindre les objectifs finaux.
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Vous cherchez une solution efficace et centralisée pour la gestion du transport maritime ? BuyCo a ce qu’il vous faut : la solution de gestion des flux maritimes SMS (Shipping Management Solution). SMS est l’une des solutions préférées des chargeurs et des transitaires puisqu’elle permet à leurs équipes de travailler de manière autonome tout en instaurant une collaboration fructueuse basée sur un système transparent et centralisé. Elle facilite la communication en temps réel, tout en vous permettant d’accéder facilement aux données. Plus besoin de chercher des informations parmi des centaines d’e-mails et de fichiers sur Dropbox, de passer de multiples appels de suivi ou de corriger les doubles saisies. Et cela vaut pour vous, comme pour vos transitaires.
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